Hoe je HubSpot Sales CRM Platform in te stellen

Woohoo! Je hebt de eerste stap gezet in het stroomlijnen van je marketing- en verkoopinitiatieven en je hebt je aangemeld om het HubSpot Salesplatform en CRM voor je bedrijf te gebruiken.

Dat is het makkelijke gedeelte, maar waar begin je? Het gaat om meer dan alleen het configureren van een nieuwe software.

Je verkoopproces

Vooraleer je in het systeem duikt om alles in te stellen, is een beoordeling van je huidige verkoopproces van je bedrijf van essentieel belang. Stel je salesteam de volgende vragen:

  • Hoe werkt de leadoverdracht tussen marketing en sales?
  • Werken we vooral met contacten of bedrijven? Associëren we onze contacten momenteel met bedrijven?
  • Welke informatie hebben we echt nodig over onze prospecten om ze te kwalificeren?
  • Moeten we meerdere deal-pipelines hebben? (Mogelijk per service of product)
  • “Wat zijn onze salesfasen nu? Zijn ze werkbaar?

Op basis van de input van je team(s) kan je je salesproces updaten of verfijnen. Een goed uitgewerkt en gealigneerd salesproces is de sleutel tot het succesvol opzetten van HubSpot Sales en bij uitbreiding elke CRM.

Je HubSpot CRM instellen

Je medewerker die verantwoordelijk is voor het opzetten van je HubSpot CRM moet de volgende installatietaken doorlopen en vervolgens je teamleden toevoegen. Ik heb ook de stappen uiteengezet die individuele teamleden zouden moeten uitvoeren van zodra de initiële setup voltooid is.

Initiële setup

  1. Maak verbinding met het HubSpot Sales platform

Dit is een makkelijke! Voor nieuwe gebruikers worden HubSpot Sales en HubSpot CRM onmiddellijk geïntegreerd! Log in op je HubSpot-account, ga naar de dropdown lijst linksboven en selecteer ‘Sales’. Dat brengt je naar het sales dashboard en je CRM. Je ziet dan dat de navigatie bovenaan de pagina je de mogelijkheid biedt om over te schakelen van de ‘marketing’ omgeving  naar je ‘sales’omgeving binnen Hubspot.

Je kan je individuele HubSpot-gebruikersinstellingen naar wens bewerken door naar Instellingen > Gebruikers & teams te gaan en het sales toegangsniveau in te stellen dat elke HubSpot-gebruiker moet hebben.

  1. Installeer de HubSpot-Sales extensie en connecteer je mailinbox

Deze volgende stap is essentieel. Met de HubSpot-Sales extensie kan je e-mails tracken en loggen vanuit je postvak IN, terwijl je real-time meldingen krijgt over wanneer je contactpersonen een interactie hebben met je website of met je e-mails. Deze tools werken voor Google Apps en Office 365 inboxen.

  1. Maak aangepaste eigenschappen om jouw specifieke gegevens op te slaan

De HubSpot CRM is uitgerust met verschillende standaard eigenschappen of “velden”, zoals bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer. Elk bedrijf moet echter de gegevens verzamelen die specifiek zijn voor zijn business.

Dit is je kans om die specifieke velden op een contact-, bedrijfs- of dealniveau te creëren. Het is belangrijk om deze velden nu toe te voegen, omdat het veel gemakkelijker is om je lijst met contacten, bedrijven of deals met deze reeds ingevulde informatie te uploaden in plaats van terug te gaan en ze later handmatig één voor één te selecteren.

  1. Importeer je contacten, bedrijven en deals

Om je CRM te ‘vullen’, moet je je bestaande gegevens importeren. Om je gegevens te importeren, gebruik je de Import Manager en uploadt je een CSV-document. Vervolgens kan je de kolommen in je CSV toewijzen aan de juiste velden in de CRM. Een paar belangrijke dingen om op te merken:

  • HubSpot ontdubbelt contactpersonen in de CRM aan de hand van het e-mailadres.
  • HubSpot ontdubbelt bedrijven in de CRM met behulp van de veld ‘bedrijfsdomeinnaam’ (het websitedomein van het bedrijf).
  • Voordat je gegevens importeert, moet je beslissen hoe je contactpersonen wilt associëren aan bedrijven. Als je tijd wilt besparen in dit proces, kan je HubSpot dit laten doen door de functie ‘automatische koppeling van bedrijven’ aan te zetten. Deze instelling kijkt naar het e-mailadres van de contactpersoon en de bedrijfsdomeinnaam van het bedrijf om de twee automatisch te koppelen.
  1. Maak aangepaste verkoopfases

Dit is de reden waarom ik in het begin van de post vroeg om te bepalen hoe je salesproces eruit ziet. Het is nu tijd om die verkoopfasen in HubSpot te creëren, zodat je team de fases van hun verkoop op de juiste, relevante manier kunnen invoeren en doen evolueren.

Met de optie HubSpot Sales ‘Professional’ kan je meerdere pipelines toevoegen. Dit kan handig zijn als je verschillende bedrijfssegmenten met verschillende verkoopfasen hebt, omdat je hiermee je pipelines efficiënter kan segmenteren. Je kan ook een waarschijnlijkheid aan elke verkoopfase toewijzen om de kans (in %) aan te geven om deals binnen die fase te kunnen afsluiten.

  1. Maak opgeslagen filters

Opgeslagen filters kunnen worden gemaakt op de contactpersonen, bedrijven, deals en taakpagina’s. Het voordeel is dat je kan filteren op wat voor jou het belangrijkst is.

Algemene filters die je bijvoorbeeld kunt sorteren, zijn bijvoorbeeld verkoper, salescyclusstadium, locatie of servicetype. Hiermee kan je je leads efficiënt bewerken.

Je kan ook meerdere filters in één weergave toevoegen door gewoon op de optie “filter toevoegen” te klikken. Je kan deze filters vervolgens opslaan zodat ze gemakkelijk te gebruiken zijn. Je kan ze opslaan als een gedeelde filter of een privéfilter, afhankelijk van wie in je team je de toegang wilt geven. Er is een optie om je gefilterde gegevens ook te exporteren.

  1. Configureer je HubSpot CRM-instellingen

Ik moedig je aan om de instellingsopties binnen de CRM te verkennen. Je kunt veel van de instellingen beheren of wijzigen, waaronder:

  • Velden die je team ziet in een contactrecord;
  • Velden die je ziet bij het maken van nieuwe contacten,
  • Je tijdzone
  • Munteenheid

Zorg ervoor dat je instellingen zijn geconfigureerd voor wat het meest relevante is voor je bedrijf.

  1. Voeg je salesteam gebruikers toe in HubSpot

Daar heb je het! Je hebt je HubSpot CRM met succes ingesteld. Nu is het tijd om je teamleden aan de CRM toe te voegen. Als je je gebruikers wilt toevoegen of beheren, ga je naar Instellingen> Gebruikers en teams – hier kan je je salesteam toevoegen en hun rechten bewerken.

Individuele opstelling van je teamleden

Als accountbeheerder heb je nu je CRM ingesteld en je teamleden toegevoegd. De volgende vraag die je hebt, is afkomstig van je team: “En nu, wat moet ik doen ?!”

Hieronder vind je een paar stappen die je naar je verkoopteam moet sturen zodat ze ook in de CRM-set-up comfortabel kunnen navigeren. De instructies om dit te doen stonden allemaal hierboven vermeld. In het kort:

  1. Maak verbinding met HubSpot-Sales.
  2. Installeer de HubSpot Sales Extension en Connect Inbox.
  3. Importeer contactpersonen, bedrijven en deals.
  4. Maak je persoonlijke opgeslagen filters.
  5. Pas hun “About” -secties in de contactrecords aan om de informatie die belangrijk voor hen is tijdens het verkoopproces in één oogopslag te zien.

Enkele tips en trucs

Hoewel een aantal van deze dingen al zijn genoemd, is hier een lijst van enkele dingen die ik ten zeerste aanbeveel om te implementeren wanneer u aan de slag gaat met de HubSpot CRM.

Koppel bedrijven automatisch aan contactpersonen

Zorg er bij het importeren van contacten, bedrijven of deals voor dat een eigenaar van HubSpot is toegewezen – op deze manier worden alle leads die naar uw CRM gaan verantwoord.

Stel je filterweergaven in en sla ze op

Elk bedrijf wil zijn hot leads, deal pipelines en geprojecteerde omzet gemakkelijk in een oogopslag zien. Door deze gefilterde weergaven te maken, hebt u de mogelijkheid om snel contactpersonen te bekijken die zijn gesegmenteerd door verkoopmedewerkers volgens leadstatus (met name hot leads) ,product / service of interesse en de lijst gaat maar door.

Stel deze in voor wat het belangrijkst voor jou is en je zal veel tijd besparen door de regel constant te filteren.

Tip: gebruik de HubSpot Meetings Tool

De HubSpot-meetingstool is een coole functie waarmee je je kalender aan de tool kunt koppelen, zodat prospects eenvoudig een vergadering met jou kunnen boeken.

Het elimineert de noodzaak om heen en weer te gaan om een ​​moment te kiezen die werkt, omdat ze gewoon kunnen kiezen uit wat beschikbaar is in je agenda. Je kunt dit ook gebruiken als een functie wanneer iemand een formulier invult op je website.

HubSpot Documents Tool

Met de tool HubSpot-documenten kan je een bibliotheek met verkoopinhoud voor je hele team bouwen die op één plek is ondergebracht. Je kunt dan documenten rechtstreeks vanuit je Gmail- of Outlook-inbox delen en zien welke inhoud deals sluit.

Je kunt zelfs een melding ontvangen wanneer een prospect een document opent, zodat je weet dat zij uw informatie hebben gezien en ermee zijn omgegaan

Verkooprapportagetools

Hoewel ik een aantal van de rapportagefuncties in dit bericht niet heb besproken, is het belangrijk om op te merken dat je vanuit een perspectief van een verkoopmanager de activiteit van je team en de algehele verkoopprestatiestatistieken binnen het verkoopplatform kunt volgen.

Je kunt rapporten over teamactiviteiten uitvoeren, waarmee je oproepen, vergaderingen en e-mails kunt bekijken die zijn ingevuld door salesmensen binnen het HubSpot-platform. Je kunt ook verschillende rapporten opstellen op basis van je verkooppijplijn, verkoopprestaties, gemaakte deals, contacten lifecycle-pipeline, inkomsten generatie en meer.

Hoewel dit misschien een ontmoedigende taak lijkt, heeft HubSpot het tot een zeer eenvoudig proces van zeven stappen gemaakt waarmee je toch snel en effectief aan de slag kunt.

Nogmaals, ik raad je ten zeerste aan om mijn eerste vragen aan het begin van dit bericht te bekijken voordat je je CRM opzet, zodat je je hele organisatie mee aan boord hebt, o.a. met hoe je contacten en deals classificeert, segmenteert en werkt. Door dit van tevoren te doen, zal het een veel eenvoudiger configuratie mogelijk maken.

Heb je aanvullende vragen over het HubSpot Sales Platform of Hubspot Marketing? Bel me gerust of stuur me een e-mail om even van gedachten te wisselen. `

Serge De Munck: 0495/559833 – serge@marketingandmore.be

By | 2018-05-28T10:32:44+00:00 28 - 05 - 2018|Categories: CRM, data-driven marketing, Hubspot|

About the Author:

Managing Partner van Marketing & More. Brengt een karrevracht aan hands-on ervaring in marketing en klantenrelaties mee aan boord. Deze ervaring deed hij op bij zowel grote ondernemingen als startups. Doorheen zijn professionele carrière loopt echter één rode draad: de klant staat centraal. Serge weet als geen ander hoe je met smart (inbound) marketing & CRM snel meetbare resultaten boekt.