Zowel customer relationship management (CRM) als enterprise resource planning (ERP) zijn krachtige tools. Maar wanneer ze met elkaar verbonden zijn, geven ze je bedrijf volledige toegang tot zowel front-office als back-office activiteiten. In deze blog leggen we je kort uit waarom en hoe je deze twee systemen moet verbinden. Dit artikel richt zich op de voordelen van integratie.
Hier zijn 5 best practices voor het synchroniseren van CRM en ERP:
1. De eerste stap nemen
Het klinkt eenvoudig, maar je moet ergens beginnen. Wanneer je deze systemen koppelt, is het belangrijk dat je hiervoor de tijd neemt en het proces begrijpt. Je doel is om je team een volledig overzicht van elke klant te geven, niet om ze te verwarren.
Er zijn twee verschillende manieren waarop gegevens van je CRM- en ERP-systemen kunnen integreren. Informatie kan in een één richting (unidirectioneel) of heen en weer tussen systemen (bidirectioneel) bewegen. In een unidirectionele verbinding stroomt data van het ene systeem naar het andere, en het is beschikbaar in een ‘alleen-lezen’ formaat in het tweede systeem. Noteer, gegevens stromen meestal van je ERP naar je CRM.
Om het CRM / ERP-connectieproces te stroomlijnen, breng je de gegevens over van ERP naar CRM en verdeel je vervolgens de informatie voor de eindgebruiker volgens wat voor hem of haar relevant is, indien nodig. Nadat je de gegevens in CRM hebt geïntegreerd, kan je deze visualiseren zoals de eindgebruiker dat verkiest.
2. Creëer een strategie
Sommige bedrijven raken in de war bij het integreren van informatie uit CRM en ERP. Welk systeem bevat de master data? Men verliest soms het spoor. Kies daarom één systeem waarin de meest recente informatie wordt bijgehouden. Meestal is het je CRM. Door een master record te hebben, maken bedrijven zich minder zorgen over waar ze de gegevens moeten plaatsen en hoe ze deze kunnen overbrengen als ze bijvoorbeeld het telefoonnummer of het adres van een klant moeten wijzigen.
3. Bepaal hoe vaak gegevens moeten worden opgehaald
Gegevens kunnen zo vaak als nodig uit één platform worden gehaald – of het nu eenmaal per week, elk uur of om de paar minuten is. De frequentie van data-integratie varieert van bedrijf tot bedrijf. Het is het beste om met kleine stappen te beginnen en je op te werken. Begin met je integratie door minder vaak te synchroniseren, te kijken hoe de gegevens worden gebruikt en vanaf daar verder te gaan.
4. Begrijp waar je gegevens ‘leven’
Je kunt je informatie integreren met API’s, met zogenaamde ‘native’ connectoren indien aanwezig of je kunt de informatie handmatig laden. Wees in het begin van het proces niet bang om een CSV-bestand te gebruiken om gegevens over te transfereten. Op die manier kan je de integratie testen om te zien hoe de gedeelde gegevens worden gebruikt.
5. Hou het simpel
Als een best practice voor algemene integratie: hou je data-connectie eenvoudig. Synchroniseer alleen die informatie over die je team zal gebruiken. Je kan dan data-intelligentie gebruiken, of je kan een BI-tool gebruiken om de informatie te analyseren.
Evalueer hoe je individuele mensen of teams de gegevens gebruiken die je synchroniseert. Hoe zal het verkoopteam het gebruiken? Hoe zit het met je serviceteam? Wat doet de marketingafdeling met de informatie?
Conclusie: met een slimme integratie tussen je CRM en je ERP geef je je mensen en teams een volledig(er) beeld van je klanten geven in één systeem waardoor ze sneller zullen kunnen werken en uiteindelijk ook de klant er beter van wordt.
=> Meer weten over onze integratie-aanpak en met welke CRM platformen welke integraties mogelijk zijn? Contacteer M&M en vraag je gratis analyse.